klíčová slova: efektivní komunikace, balast, kultura textu, vize, naslouchání, informační schema, prezentace, řízení projektů

anotace

G.V. Hegel snil o tom, že když se sejdou dva opačné názory /říkal jim teze a antiteze/, nemusí nutně vyhrát v lítém boji jeden z nich.. Mohou se střetnout v diskuzi a počít spolu syntézu, tedy názor, který, který obsahuje vše dobré  z teze a antiteze  a opouští vše z původních názorů, co bylo v diskusi shledáno  neudržitelným.. Takový vývoj  je stabilnější, než když poražený názor sbírá sbírá někde v ústraní sílu, aby se pomstil za své ponížení.

 

   Historie, současné poznání a pokus o predikci blízké budoucnosti

 

Kreativní práce dneška si vyžaduje nové dovednosti

Otevřete se změnám, ale neztrácejte své vlastní hodnoty. Dalai Lama

V r.1900 vykonávalo kreativní práci méně než 10% amerických pracovníků. V r.1980 to bylo 15%.. A dnes, již znalostní práce přesahuje 40 % globální ekonomiky.  Mezi  klíčové dovednosti dnešních pracovníků tak  patří zvládat přebytek informací /ještě před necelými 20 lety tomu bylo naopak/. Nadbytek informací a nové technologie také soustavně pozměňují i styl komunikace a metody řízení pracovních i vlastních projektů. Od překotných změn  je ale dobré si zachovat určitý odstup -  mohou rychle pominout.

 

Překážky přijetí vašeho projektu

Mějte na paměti, že ti kteří jsou proti vašim myšlenkám jsou nejvíce ti, kterým vaše myšlenky naruší jejich klid. Anthony D´Angelo

Každý se setkal s tím, že měl skvělou myšlenku či projekt o němž předpokládal, že ho ostatní /šéfové, kolegové, partner/ bez problémů přijmou. Ti se však bez vážného důvodu postavili a bojkotovali ji. Je to tím, že lidé mají odlišné názory, mentální modely, zkušenosti, předsudky, což velmi komplikuje spolupráci.

Lidé na rozhodovacích pozicích jsou také často zavaleni operativou, neznají metodiku a teoretické pozadí a náročnost implementace jim kazí (i když jen dočasně) operativní výsledky, neboť s každou změnou je spojen krátkodobý chaos. Díky nedostatku času, který jim znemožňuje vzdělávat se, nedokáží rozpoznat podstatné manažerské filozofie od nefunkčních nástrojů.⁵¹

Snažíme se přesvědčovat pomocí argumentů. Ty jsou ve formě informací, které jsou limitovány 3 faktory:

1 – Informace útočí na každého. Přidáme-li svému protějšku ještě  své informace, příliš nezískáme.

2 – Na podrobné vysvětlování a vyjasňování stanovisek v praxi není nikdy dost času.

3 – Je velmi těžké udržet pozornost posluchače.

Argumenty, postavené na informacích, staví posluchače, který má jiný názor do obranné pozice a ten se jim brání /často intuitivně/. Nevěnuje prostě pozornost tomu co říkáme. Obranné mechanizmy filtrují informace přicházející k člověku na ty které přijme a které odmítne. Mohou tak zabránit vzniku informace z dat, špatně přiřadit prioritu a ve výsledku zabránit vzniku znalosti z informace.

 

Předpoklady efektivní komunikace

V dosavadní historii byli vynikajícími lídry obyčejní lidé s neobyčejnou vizí – a s dovedností tuto vizi komunikovat. Peter Urs Bender

Nezbytným předpokladem osobního úspěchu je efektivní komunikace. Komunikace znamená navazovat vztah (tedy nejen „hovořit“, ale i „naslouchat“...), také ovlivňování, motivování, přesvědčování, získávání  cenných informací. Komunikujeme nejen řečí, písmem či uměleckým projevem, ale i svými gesty, tónem hlasu, chováním. Hovorem totiž nekomunikujete jen slova, smysl a význam, ale i svou energii, postoje, pocity emoce a zkušenosti. ⁵²

 

*Dosáhnout nejlepších výsledků s nejmenším úsilím. Pravidlo 80/20

Nejčastější příčinou toho, že nedosáhneme svých cílů, je skutečnost, že děláme nejdříve druhořadé věci.  Robert J. Mckain

Pod různými převleky popisuje pravidlo 80/20 zkušenost, že ve většině případů jsou 4/5 našeho usilí do značné míry bezpředmětné. Také 80% odkazů na webu míří na 15% stránek. R.Koch se domnívá, že je v lidské přirozenosti předpokládat, že všechny příčiny jsou zhruba stejně důležité, takže by se jim měla přikládat zhruba stejná váha. Blud, že 50 % vstupů bude reprezentováno 50% výstupů, je podle Kocha jednou z nejškodlivějších pověr, která je v pozadí většiny podnikatelských, ekonomických či osobních nezdarů.

 

 Příběh

Kauza „Cisco-Fatty“

Oč v téhle kauze jde? V kalifornském San José ventilovala jistá kandidátka svoje pocity z úspěšného přijímacího pohovoru do společnosti Cisco na portálu Twitter („mikro-blogovací“ server, umožňující zveřejňovat pod vlastním profilem krátké zprávy do 160 znaků a na zprávy druhých lidí reagovat).

Záhy po pohovoru napsala na svou stránku na Twitteru:“Cisco mi právě nabídlo práci! Teď musím zvážit, zda se mi za tučný šek vyplatí dojíždět do San José a dělat práci, kterou budu nenávidět.“ Co čert nechtěl; zpráva na Twitteru se dostala k oku jistého zaměstnance společnosti Cisco, který rychle odpověděl: “Který manager Vás přijal? Myslím, že ocení informaci, že nabídnutou práci budete nenávidět. Tady v Ciscu se na webu pohybujeme celkem obratně“. Tahle konverzace spustila bouři v podobě mnoha příspěvků, zesměšňujících údajnou naivitu a nízkou inteligenci kandidátky, která se vlastním webovým exhibicionismem připravila o pracovní nabídku.

Ona dáma se rychle stala obětí internetových „supů“, kteří vystopovali a zveřejnili její osobní údaje a vytvořili stránku www.ciscofatty.com. Když zadáte „Cisco Fatty“ do googlu, uvidíte přes 100.000 odkazů, včetně (celkem vtipného) videa na Youtube s názvem „Hitler a Cisco Fatty“. Za pozornost stojí i skutečnost, že celá událost se přihodila 17.3.2009 a tak všechny tyto příspěvky vznikly do 2 týdnů!

Diskuse pokračovala a přidalo se Cisco s oficiálním vyjádřením, které vedle vysvětlení, že Cisco nekomentuje osobní otázky, obsahovalo i následující text: “V PR vždy platilo „neříkej nic, z čeho bude problém, když se to zítra objeví na titulních stranách novin“. Nyní v době Twitteru musíme pochopit něco nového, začíná totiž platit spíše: „neříkej nic, z čeho bude problém, až z toho druzí na síti udělají „mem“ a ten dá vzniknout webovým stránkám a videím a písničkám...“.

Dnes má ona dáma potíž. Nejen že přišla o práci, ale během pěti minut od chvíle, kdy jsem se o celé kauze dověděl, jsem na webu zjistil, jak se dotyčná jmenuje, co vystudovala za univerzitu a jak vypadá. Totéž se mohou dovědět i další potenciální zaměstnavatelé. Zdá se mi to jako velký trest za malou upřímnost, ale nejsem tu od toho, abych soudil.  Tomáš Prajzler

 

 Úhly pohledu

Dokonalost je často plýtváním času

Důležité řešte nejdříve – další úkoly už půjdou jako po másle.. N.V Peale

Nestojí za to snažit se o dokonalost nedůležitých prací. Dokončit úkol a přejít k dalšímu.. Někdo se neustále k provedené práci vrací a vylepšuje ji . Nedokáže přestat a pak nemá čas na ostatní. ⁵³

 

Poznejte a využívejte své silné stránky

Neexistují chyby, jen ponaučení.  Chérie Carter-Scottová

Nejlepší způsob jak zjistit své silné a slabé stránky je analýza zpětné vazby. Z ní vyplývá několik závěrů. Nejdůležitější zní: Soustřeďte se na své přednosti. Za druhé: Pracujte na jejich zdokonalování. Až příliš mnoho lidí, zejména s hlubokými znalostmi v jedné oblasti, pohlíží na znalosti z jiných oblastí přezíravě. Tedy za třetí: Identifikujte oblasti, v nichž intelektuální arogance vede k ochromující neznalosti.

Stejně důležitým závěrem z analýzy je požadavek nápravy vlastních zlozvyků. Zpětná vazba nám také říká, co nedělat, do čeho se vůbec nepouštět, protože k tomu nemáme předpoklady. A posledním závěrem je promarnit co možná nejméně úsilí na zdokonalování oblastí, v nichž jsou naše schopnosti jen malé. ⁵⁴

 

Splývání pracovních a osobních cílů, výběr priorit

Svět je nádherná kniha, ale nemá cenu pro toho, kdo neumí číst. Carlo Goldoni

Pracuje se stále více, je stále méně času. Především je třeba si uvědomit, že člověk dnes již nestihne všechno, Je třeba jak v práci tak v soukromí si správně vybírat priority. Tato dovednost nebyla v lidské historii nikdy tak důležitá! ⁷⁶

Pracovní a osobní cíle se budou překrývat. Je však nutné je integrovat do jednotné hierarchie. Starat se o ně odděleně je receptem k neúspěchu nejen v jedné oblasti, ale pravděpodobně v obou. Pracovní cíle mohou být v konfliktu s nepracovními závazky a umění být pánem veškerého svého času se týká všech oblastí vašeho života. Abyste byli efektivní, vaše krátkodobé i dlouhodobé cíle musí být ve shodě s pracovními, sociálními, rodinnými a osobními zájmy.

 

Týmová práce

Nikdo z nás není tak chytrý jako my všichni společně. Japonské přísloví

Odborníci tvrdí, že budoucnost patří malým týmům vysoce kvalifikovaných pracovníků. Skupinová práce má tu výhodu, že odstraňuje snahu přijímat stejné myšlenkové vzorce, vylučuje duplicity, šetří čas. Týmem z pohledu osobní informatiky rozumíme rodinu a jakákoliv zájmová, studijní a pracovní seskupení.

 

 Zvažte následující doporučení

Předkládejte své návrhy v písemné formě

Ozdobou hlubokých myšlenek je jasnost. Vauvenarques Luc de Clapiers

Když to co chcete sdělit napíšete, musíte o tom přemýšlet a nějak to uspořádat.. Přitom automaticky eliminujete nadbytečné informace a zjednodušujete návrh.. Každý má málo času. Předkládejte  návrhy stručné a promyšlené. ⁵⁵

 

Kultura textu

Základní pravidla kultury textu: logická stavba, vyhýbá se opakování již řečeného, postupuje přímo k závěru.

Mezi spisovateli se traduje: Problémy s formulací věty vždy vypovídají o neujasněném myšlení. Nikoliv větu, ale myšlenku která je jejím základem je třeba nejprve uspořádat a projasnit. Nejasná věta se vymyká naší schopnosti porozumět. Práce s formulací věty  nemůže problém vyřešit. Proto si musíme nejprve propracovat vlastní pojmy, abychom byli schopni rozumět tomu, co se pokoušíme vyslovit – teprve potom můžeme větu napsat.⁵⁶

 

Umění předat svá sdělení světu stručně a bez balastu

Není nic těžšího než vyjádřit významnou myšlenku tak, aby jí každý rozuměl. Schopenhauer Arthur

Komunikace je umění, jak přenést porozumění z mysli jednoho člověka do mysli druhého. Je při tom třeba pochopit informační okolí prostředí, kam svá sdělení směřujeme. Vyjádřit se srozumitelně je schopnost aplikovat získanou slovní zásobu.

Mnozí žijí v domnění, že jednoduchý styl odráží jednoduché myšlení. Ve skutečnosti je ovšem prostý styl výsledkem tvrdé práce a náročného myšlení; rozplizlý sloh jen odráží obdobný stav mysli pisatele nebo jeho lenost správně si uspořádat myšlenky. Preferujte stručnost, dlouhá sdělení žádný dojem nedělají, jen čtenáře znechucují. Současný svět si žádá styl krátkých zpráv.

Typická zpráva nebo informace dneška je sestavena na jedné stránce. Někteří autoři mluví o minutové bázi znalostí. Je to jednostránkový, jasně vyznačený znalostní blok, neboli to, co si prostudujete za jednu, dvě, tři minuty. Vychází se z toho, že je jen velice málo věcí, které se nedají stručně popsat dokumentem vytvořeným na jedné stránce formátu A4. Nestačí-li to, hypertextový odkaz zajistí spojení k  informacím vyčerpávajícím.

Zvažujte proto každé slovo s ohledem na čtenářův čas a dobu, po kterou je schopen se soustředit. Lidé se chtějí dozvědět jádro věci a chtějí to rychle. Informace chtějí nalézat ihned, bez dlouhého pročítání. Pokud máte nějaký nápad, oznamte to v nadpisu, nebo hned v první větě, případně v klíčových slovech charakterizujících dokument. To je užitečné zejména při práci s internetem.

 

Informační schema

Příležitosti mají mnoho převleků. Říká se, že problémy jsou pouze převlečené příležitosti.  Albert Mensah

Nastoupíte-li na novém pracovišti vytvořte si informační schema. To platí jednodušeji či složitěji u malé či velké organizace, filozofie je stejná. Je známo, že více než polovina znalostí organizací je nevyslovených a neformalizovaných. Sídlí v myslích pracovníků. Zde je důležité umět klást moudré otázky -  tázání předchází poznání a nalezení informací.  A vězte, že dobře položená otázka je základem budoucího úspěchu i když ještě neznáme odpověď.

Vědomosti leží v mnoha organizacích jaksi ladem, často to jsou jen nespojité ostrůvky dat, osamocená jezírka informací uložených v roztroušených dokumentech, nezávislých informačních systémech či v hlavách zkušených zaměstnanců. Zjistěte si, ke kterým informacím máte přístup, jakým způsobem je získávat /manuály, osoby/, pokuste se zjistit hodnotu jednotlivých zdrojů. Petr Vavruška

Zmapujte si organizační kapitál, pro vás nové organizace, který zahrnující intelektuální vlastnictví, databáze, informační technologie, předpisy, organizační schémata, byrokratické postupy, kulturu organizace. Možná to bude první krok k vaší nové kariéře.

 

Eliminujte informační prostředníky

Tichá pošta mnění obsah sdělení

Informace se v organizacích nejčastěji zadrhne na středním managerském článku, který si ji ponechá u sebe a nedoručí ji klíčovému zaměstnanci. Zkracujícími nástroji mohou být firemní časopis, intranet, meetingy, setkání s top managementem. Eliminujme proto prostředníky. Každý další zprostředkovatel totiž může obsah původního sdělení posunout. Sdělení musí být jednoznačné, srozumitelné a obsahovat návod, jak postupovat, aby nevznikaly mylné doměnky.⁵⁷

 

Kariéře napomáhají kontakty

Pokud chcete, aby byly známy vaše dobré vlastnosti, vyzdvihujte přednosti jiných lidí. Orientální přísloví

Vytoužená kariéra, komunikování a prosazování vlastních myšlenek je snadnější za pomoci přátel a vlivných kontaktů. Kontakty jsou pro kariéru i běžný život naprosto klíčové. Ty jsou vedle schopností dalším předpokladem pracovního úspěchu. Znamenají, že se včas dostanete k potřebným informacím a že vás uznávaná osoba doporučí na žádané místo, podpoří váš projekt.. Pracovní vztahy stojí jako všechny ostatní na důvěře. A každý více věří tomu, koho zná.

Člověk si kontakty začíná spontánně budovat už na škole a pak pokračuje celý život. Do budování vztahů je třeba investovat čas. Kde ho trávit? Na pracovních schůzkách s kolegy a jejich známými nebo s klienty, při společných zálibách. Např. debatní kroužek u společných akcí,  automat na kávu či kuřácký koutek jsou líhní neformálních diskusí. Druzí k vám budou vstřícnější, budete-li se o ně upřímně zajímat a naslouchat jim. Tak se nejsnáze naladíte na společnou notu.

 

Nakloňte si lidi, kteří vám mohou pomoci

Empatie je ochota naladit se na pocity ostatních lidí, všímat si jejich nevyslovených přání a rozumět jejich potřebám. T.Jacobs-Stewartová

O lidi, kteří vám mohou pomoci projevujte zájem, ten by měl být ale upřímný. Mluvte před nimi otevřeně o tom, čeho chcete dosáhnout, jaké informace potřebujete získat pro váš projekt. Zmiňte se, co pro ně můžete udělat vy.  Hovořte o svých úspěších a kontaktech, ale s mírou! A nestyďte se požádat je o pomoc.

Uvědomte si,  že upřímností lze získat kontakty mnohem hodnotnější, hlubší, postavené na rovnosti názorů hned od začátku. O mnoho kontaktů však takovým přístupem také asi přijdete. Každý si musí vybrat, jaká cesta mu vyhoví.⁵⁸

 

K monopolu na znalosti

Co slyším, to zapomenu – co vidím, si pamatuji – co si vyzkouším, tomu rozumím. Čínský filozof Kung Fu Tzu

Vyhlášení odborníci ve svém oboru mohou mít tendenci předávat své znalosti zdarma, aniž by očekávali nějaké protislužby. Z hlediska organizace je altruismus výhodný, ale není mnoho lidí, kteří se tuto zásadou řídí. Monopol je totiž součástí moci. Umožňuje exluzivní kontrolu znalostí. Jeho nositelé zadržují informace které potřebují jiní.

V případě, že znalost potřebuje jiný člověk  vyřeší za něj nositel znalosti jeho problém raději sám, znalost mu ale nepředá. Vytváří si tak gloriolu nepostradatelnosti. Snažte se proto své úkoly řešit samostatně, získáte novou znalost. A vyjasníte si postoje původního nositele znalosti.

 

Prezentace

Důkazem vysoké odbornosti je schopnost mluvit o největších věcech co nejjednoduššeji. Emerson R. Waldo

Snažte se ovládnout umění diskuze a přednášení. I když máte ze svého oboru spoustu znalostí, tak pokud je nedokážete vhodně podat, máte smůlu.

Důraz věnujte přípravě své prezentace, jinak hrajete ruskou ruletu. Dobrá příprava vyváží i nedostatek talentu. Vaši posluchači Vám musí rozumět předtím než s Vámi budou moci souhlasit! Abyste zdvojnásobili účinek své prezentace, použijte polovinu slov. Ještě nikdo si nestěžoval, že byla prezentace moc krátká. ⁵⁹

 

Vyprávění příběhů

Nejdůležitější dílčí předpoklad úspěchu je vědět, jak působit na lidi. Teddy Rosevelt

Vyprávějte příběhy. Jejich úkolem není posluchače vtáhnout do děje, ale uvést ho do světa vypravěče. Navodit atmosféru, překonat obranné mechanizmy a nenásilnou formou synchronizovat postoje obou stran, nenápadně přimět posluchače, aby nahlížel na věc ze stejného úhlu.

 

Správný čas a know-how

Nikdy nedostanete druhou šanci udělat dobrý první dojem.

Dnes je důležité znát hodně informací, ale musíte je umět také ve správný čas a dobře použít. Pokud začnete přednášet o speciální teorii relativity na večírku vaší firmu, neuděláte asi ten správný dojem. Důležité je také nenutit své znalosti všem – dejte je jen těm,  kteří o to stojí.⁶⁰

 

Maska

Pamatujte, že mlčení je někdy tou nejlepší reakcí. Dalai Lama

Pokud se vaši kolegové právě o něčem baví a vy nemáte ani páru, o co se jedná, měli byste zvážit moudré mlčení. Sice nevíte, o co se jedná, ale budete tak alespoň vypadat a později si danou tématiku prostudujete. Záleží ale na situaci, zda není lepší přiznat, že ve skutečnosti nevíte – vyhnete se tak pozdějším trapným momentům. Inteligence je totiž také o sebeprezentaci. ⁶¹

 

Poodstupte od problému a zamyslete se dříve, než promluvíte

Život je umění kreslit bez možnosti gumovat. J.W. Gardner

Prvotní závěry bývají obvykle chybné. Důležitá je disciplína při filtrování informací. Čím důležitější je informace, čím naléhavější situace, tím větší význam pravidlo má.. Tato nenápadná moudrost má v životě velký dopad – schopnost použít disciplínu jako jako filtr   pro  pochopení velkých událostí nebo informací,  neboť věci bývají jiné, než jak se jeví na první pohled.  Proč první úsudky  nebývají správné?. Zde hraje roli více faktorů jako citová angažovanost  nebo podjatost člověka přinášející informace, schopnost správně vyhodnotit událost nebo údaje,  znalost pouze části většího celku informací, přehánění skutečnosti kvůli nadšení.

                Schopnost projevit disciplínu v době vysokého emocionálního vypětí nebo  tváří v tvář dalekosáhlé události a zachovat chladnou hlavu, zamyslet se dřív než promluvíte,  je nesmírně významná  a mnohokrát ji oceníte.  Je to schopnost poodstoupit od problému a položit si otázky: “Mám dostatek informací? Jaké klíčové otázky bych měl položit? Jak spolehlivý je zdroj informací.. Položte si otázku: “Jde o fakt,  názor,  nebo jen o tušení.” Odpovědi nejenže zvýší kvalitu vašeho rozhodnutí, ale vyšlou jasný signál o vaší stabilitě a intelektuální pevnosti.⁶³

 

 Zamyslete se nad otázkami

 

☼ Domníváte se, že jste dostatečně přístupni jiným názorům? Umíte vést diskusi a počít spolu s oponenty syntézu, tedy názor, který obsahuje vše dobré  z teze a antiteze  a opouští vše z původních názorů, co bylo v diskusi shledáno  neudržitelným?

 

☼ Dokážete poodstoupit od problému a zamyslet se dříve, než vyslovíte svůj vlastní názor na věc? Otázat se: Jde o fakt,  názor,  nebo jen o tušení - Jak spolehlivý je zdroj informací? - Mám dostatek informací a jaké klíčové otázky potřebuji doplnit?