Klíčová slova: správa informací, druhá gramotnost, Time management, informační balast

 

anotace

 

 Historie, současné poznání a predikce blízké budoucnosti

Minulost

Již v r.1652 “učitel národů” Jan Amos Komenský své žáky nabádal: „Chtít svěřovat věci pouhé paměti znamená je zapisovat do větru, protože naše paměť je prchavá, přijímá mnoho věcí, ale hned je zase pouští a ztrácí, není-li podporována zábradlím písma. Zapisuj si všechno co je pro tebe nové, o čem soudíš, že je krásné a že se ti může někdy hodit“.

 

Seskupování a využívání informací je životní filozofií úspěšných

Informace, kterou nedokážeme nalézt, neexistuje! Základní pravidlo informatiky

Zdá se, že mozek musí umět i zapomínat, aby mohl dobře pracovat. Lidé totiž mají schopnost udržet v paměti určitý počet úkolů. Když jejich počet přesáhne určitou mez, nemohou podávat potřebný výkon. Člověk má velkou výhodu: může získávát místo pro tvůrčí psychickou činnost tím, že ukládá spoustu informací do „externí pamětí“ zápisníků, časopisů, knih a počítačových databází.⁴⁰

Cílevědomí a tvořiví lidé, ať jsou to manageři, politici a vůbec všichni duševní pracovníci /tedy i studenti/, se odjakživa snažili vytvářet vlastní systémy seskupování vědomostí. Šité „přímo na tělo“, které se stávají odrazem jejich individuality, odlišující je od ostatních. Bez takovýchto inspirativních systémů, které vám nabídnou podklady pro řadu variant, nelze efektivně rozhodovat, řídit a realizovat rozsáhlejší osobní ani pracovní projekty. Navíc – nadbytek znalostí pomáhá vytvářet nové znalosti, problémy pak lze zkoumat z více pohledů.

Seskupování informací a jejich organizace bylo vždy a stále je součástí životní filozofie a hodnotového systému úspěšných lidí. Snad každému imponuje člověk, který otevře své poznámky a podá přesvědčivou informaci, sáhne do registratury, knihovny a bez váhání vytáhne potřebné materiály. Z počítače nebo z internetu obratem získá hledané informace. Tito lidé se dokáží efektivně pohybovat v chaosu současného života, protože jejich práce je bez nervozity a pocitu nespokojenosti, který prožívají ti, kteří takovýto pořádek v informacích nemají, neustále něco marně hledají a v důsledku toho stále něco nestíhají. Dosažení takového stavu uspokojení je a bude ale čím dále tím obtížnější, neboť tempo života se neustále zrychluje.

 

Současnost

Tvůrčí schopnosti mozku se mohou velmi snadno zahltit přemírou vjemů – zbytečných informací.

Naši současníci to mají mnohem komplikovanější než za dob Komenského. Informační exploze,  kterou prožíváme, se netýká jenom odborných a specializovaných znalostí. Promítá se stále více do nejběžnějších oblastí našeho života. Digitální technika se doslova valí i do domácností. Již dnes je třeba umět naprogramovat kuchyňský robot, pračku, šicí stroj, telefon, komunikátor či PDA, radio, fotoaparát, navigaci, televizi, satelitní přijímač, video, nemluvě o domácím počítači.

K tomu, abyste dokázali využít všechny vlastnosti moderní domácí techniky musíte prostudovat a archivovat řadu tlustých a nepřehledných manuálů a zapamatovat si obsluhu. S nákupem nových, modernějšího přístrojů se vše opakuje. Paradoxně, lidé nemají většinou čas na dokonalé zvládnutí složitých a drahých výrobků a jejich možností využívají obvykle jen z malé části. Totéž lze říci i o lavině nových služeb. Evidovat všechny potřebné informace v paměti je často nemožné, a k evidování všech osobních poznatků chybějí uživatelům efektivní systémy pro správu a ukládání osobních informací. Navíc nemají ani čas k záznamu.

Na úsilí, jehož je často třeba ke studiu návodů současných technologických zařízení si stěžuje mnoho lidí, mezi jinými  i Václav Havel. Domnívá se, že ačkoliv jsou stroje určeny k tomu, aby usnadňovali život a šetřily čas, ve skutečnosti nám čas ubírají a téměř znemožňují věnovat se vážnějším věcem.

 

Práce s informacemi je už patrně vaší časově nejnáročnější činností

Je již nesporné, že lidstvu nezbývá, než stále více ukládat své vědění mimo mozek.

Klíčem k úspěchu nastupující generace bude komplex znalostí, jak informace a znalosti efektivně zaznamenávat, kde a jak je racionálně získávat a využívat ke svém prospěchu. Racionalitu zdůrazňuji záměrně, neboť v dnešní společnosti věnují lidé přímé a zejména nepřímé práci s informacemi, podle odborných průzkumů, kolem 50% veškerého svého času. V manažerské sféře, jejíž prioritou je přeměna informací na produktivní znalosti, to činí, až 80%. Nevěříte-li, připomeňme si co se skrývá za pojmem nepřímá práce s informacemi.

Sem patří např. výběr vhodné techniky, výuka jejího ovládání, řešení omylů a nečekaných problémů s funkcí a praktickým využíváním této techniky, čas strávený pochůzkami za informacemi, porady, prohledávání databází, internetu, tisku, vyhledávání služeb, speciálních výrobků, idejí a inspirací. A též neproduktivní a únavná práce s eliminací informačního šumu a balastu. Nepochybuji, že výčet takovýchto činností dovedete rozšířit.

 

Osobní informatika jako samostatný obor prakticky neexistuje

Stále více lidí si uvědomuje neustále se prohlubující propast mezi IT a osobní efektivitou. Osobní informatika jako samostatný, komplexně pojímaný a zřetelně filozoficky vymezený obor však dosud prakticky neexistuje. A to přesto, že má řadu specifik. Je to ke škodě vývoje všech informačních technologií.. Existující literatura se zabývá pouze dílčími problémy.

 

Druhá gramotnost

Efektivní je rychlý a přesný odkaz na zdroj dostupné informace.

Rodí se nové pojetí informatiky v němž se hledí na člověka jako na bytost, nadanou určitými předpoklady vývoje, disponující schopnostmi, které stojí za to rozvíjet, zatímco poznatky které není nezbytné paměťově registrovat, lze získávat využitím dostupné techniky a příslušných informačních zařízení a institucí. Preferuje se efektivní, rychlý a přesný odkaz na zdroj dostupné informace. V této souvislosti se často  mluví o druhé gramotnosti.

 

 Příběh

Shromažďovat a analyzovat informace

Ve svých zaměstnáních jsem vždy pracoval se značným množstvím informací. Proto jsem problematiku správy osobních informací pociťoval velice silně a zabývám jí více než 35 let. Za tu dobu jsem vyzkoušel mnoho systémů. Od nejrůznějších pořadačů, Time Managerů, až  po různé typy počítačových programů. Bohužel, žádný nevyhovoval mým požadavkům na rychlost záznamu a rešerší.

Poroto jsem si začal vytvářet systémy vlastní. Nejprve to byl papírový manager, jehož uspořádání  využívá pro třídění a vyhledávání informací podobných principů jako počítač – tj. vícehlediskový přístup pomocí klíčových slov. Je založen na principu lingvisticky modifikovaného sloupcového rejstříku, kompatibilní s počítačem a byl vhodný pro vytváření osobních informačních systémů v rozsahu mnohaset záznamů. K jeho sériové výrobě však nedošlo.

Pak ale vývoj informačních technologií a nástup internetu vše rychle posunul jinam. Získané zkušenosti mi však umožnily aplikovat podobný princip v tabulkovém procesoru s nesrovnatelně vyšším efektem. Tuto aplikaci využívám, s určitými obměnami, dodnes.

Od r.1998 se mi s jeho pomocí podařilo shromáždil tisíce soukromých i odborných informací v textové, obrazové či zvukové formě. Přesto, že k ideálu systému pro správu osobních informací má ještě daleko, jeho hlavní předností stále zůstávají bleskové rešerše, které umožní informace analyzovat i syntetizovat podle kombinace nejrůznějších kritérií. Mohu prohlásit, že bez tohoto nástroje bych nebyl schopen tuto knihu vůbec napsat.

 

 Úhly pohledu

Dnešní místo papírových diářů a záznamníků

Technika ručního záznamu je řízená spíše podvědomím, a neodvádí příliš pozornost od problému.

Mnoho lidí stále ještě upřednostňuje pro evidenci a tudíž i správu osobních informací papírové záznamníky či diáře. To často i manageři, disponující nejmodernější výpočetní a síťovou technikou. Pořád je ještě pro ně  jednodušší a rychlejší čmárat krátké poznámky rukou do diáře, či studijní poznámky do notesu, než se zlobit s miniaturními tlačítky, nebo se sw rozpoznávání písma. Papírový záznamník nebo diář je vlastně tím nejlevnějším a stále ještě nejpohotovějším systémem pro záznam a správu osobních informací. Odlehčuje paměť a uvolňuje ji pro tvořivou práci. Obsahuje informace, které není racionální vést v počítačích.

 

 Zvažte následující doporučení

Zvykněte si zaznamenat hned nové poznatky

Hledám moudrost, znalosti a inspirace od všech možných lidí a situací.

Kdykoliv se objeví nová záležitost, odolejte pokušení zapamatovat si ji, místo abyste si ji zaznamenali. Téměř každý si totiž namlouvá, že mu chybí čas a že si důležité věci určitě zapamatuje. Ono je to vlastně nejpohodlnější, není třeba nic zapisovat či jinak si zaznamenávat. To je však ten největší omyl! Časem mnoho informací zapomenete, většina vám jich zmizí někde v podvědomí, takže buď ani nevíte, že je znáte, nebo tušíte, že byste je měli znát, že jste je někde viděli, slyšeli nebo četli, ale ne a ne si na ně vzpomenout. Paměť selhává i jinak – propojuje různá fakta, časové roviny a vytváří tak nepřesné, až zavádějící informace.

Zaznamenáte-li si nové poznatky ihned odlehčíte své podvědomí a nepřipravíte se do budoucna o zdroje invencí. To je velmi důležité pro řadu lidí, neboť „vynikající paměť nemusí být vždy totožná s tvořivostí“. Informace navíc doplňujte vlastními nápady.

Jakmile pochopíte výhodu, kterou vám informační příprava přináší, nepochybuji, že si osvojíte práci s informacemi na úrovni podvědomé zručnosti tak, jako i v jiných oblastech života /např. při řízení auta/.

 

Vytvořte si systém evidování užitečných informací z tištěných médií

V časovém tlaku, ve vlaku, na pláži pročítáte noviny časopisy a zatržením si označíte články, které vás zaujaly. Čísla stránek, na kterých se články vyskytují zapíšete na titulní stranu. Přitom není nutné je v tento moment ještě pročítat celé. Ve chvílích volna, si informace dočtete a čísla zapsaných stránek na titulním listu si přeškrtnete. To vám signalizuje, že informace z tohoto pramene máte již prostudovány, případně ve svém informačním systému zaznamenány formou stručného výpisu, odkazu na archivovaný časopis nebo na jeho webovou kopii. Máte-li indexovány všechny články, které vás v časopise zaujaly označte si přední stránku svojí značkou v kroužku. To proto, že podobnou indexaci, třeba z pohledu jiných zájmů, si může provádět jiná osoba, např. někdo z rodiny.

 

Vytvořte si vlastní slovník zkratek

V elektronické komunikaci se zrodil dost komplikovaný a často nesrozumitelný jazyk anglických zkratek. Mnohé se již staly běžnými, ovšem existují stovky dalších, jejichž význam a původ můžeme jenom odhadovat. Současné encyklopedie ví skoro vše a dost z toho správně. Pokud vás význam některé zkratky zajímá, třeba jej tam naleznetre.

To je ale jen malá část problému. Ještě více zkratek existuje i v každé organizaci, v běžném životě, v byrokracii, v nejrůznějších profesích, jejichž význam nezjistíte ani na internetu. Vytvořte si proto svůj vlastní slovník zkratek, který budete mít vždy pohotově k dispozici jenž vám napomůže rychlejšímu porozumění a orientaci v novém zaměstnání či jiných specifických prostředích.

 

Time management - nedopustit, aby urgentní vytěsnilo důležité

Neříkejte, že nemáte dost času. Máte k dispozici úplně stejně hodin denně, kolik měl Michaelangelo, Kryštof Kolumbus, T.A.Edison, Albert Einstein nebo Winston Churchill. Brown H. Jackson

Schopnost stanovit si správné cíle, priority a dosáhnout jich je pravděpodobně nejdůležitější dovednost, kterou pro úspěšný život potřebujete.

Řízení času nemusí vůbec být o kvantitě. Celá řada lidí vám řekne, že důležité je všechno. Jejich perfekcionismus tak často vyúsťuje v tyranii okolí. Již výše citovaný poznatek říká, že jen pětina toho, čemu se věnujeme, přináší 80 % všech výsledků. V pojetí Time managementu jde o nalezení klíčových prvků a úkolů, které přinesou největší efekt a teprve pak, je-li to potřeba, pracujte na detailech.

Pokud z dvaceti činností uděláte asi pětinu, která vytvoří největší přínos, tak se budete přibližovat k cílům, odstraníte stres a budete prožívat úspěch mnohem zřetelněji, než člověk, který udělá desítky nevhodně zvolených činnosti. ⁴²

 

Organizace vlastního času

Plánování času je smysluplné pouze tehdy, je-li praktickým naplněním zodpovědné, ale i přiměřené informační přípravy! Petr Vavruška

Na téma času již bylo napsáno množství skvělých, filozoficky i prakticky koncipovaných knih. Jejich původ je však datován maximálně „raně internetovým věkem“. Předkládám proto v úvahu vlastní poznatek z oblasti plánování času:

Téměř vše, co v životě plánujeme, je ovlivňováno informacemi. Sebelepší metody organizace času jsou málo účinné, je-li práce s informacemi nekontrolovaná a zabírá-li více času, než vlastní tvořivá práce. Dokážeme-li tento poměr významně změnit, dokážeme pak i jednodušeji a účinněji využívat metod pro promyšlené řízení vlastního času, jaké nám předkládá obor time managementu.

 

 Zamyslete se nad otázkami

☼ Domníváte se, že jste dostatečně přístupni jiným názorům? Umíte vést diskusi a počít spolu s oponenty syntézu, tedy názor, který obsahu vše dobré  z teze a antiteze a opouští vše z původních názorů, co bylo v diskusi shledáno  neudržitelným?

 

☼ Dokážete poodstoupit od problému a zamyslet se dříve, než vyslovíte svůj vlastní názor na věc? Otázat se: Jde o fakt,  názor,  nebo jen o tušení - Jak spolehlivý je zdroj informací? - Mám dostatek informací a jaké klíčové otázky potřebuji doplnit?